So wie jede andere Maschine dürfen auch Gabelstapler nur bestimmungsgemäß verwendet werden. Was der Stapler kann und darf steht in der Betriebsanleitung (Handbuch). Sollte ein bestimmter Arbeitseinsatz dort nicht beschrieben sein, muss der Hersteller diesem Einsatz schriftlich zustimmen.
In jedem Unternehmen liegt eine Betriebsanweisung aus. Diese ist speziell auf das Unternehmen, die eingesetzten Geräte und durchzuführende Arbeiten zugeschnitten. Sie ist rechtsverbindlich und von jedem in diesem Unternehmen zu beachten.
Damit der qualifizierte Gabelstaplerfahrer das Gerät bedienen darf, ist es erforderlich die Betriebsanleitung und die Betriebsanweisung zu kennen. Er muss auf jedem zu bedienenden Gerät unterwiesen werden und vom Unternehmer einen schriftlichen Fahrauftrag erhalten.
Der berufsgenossenschaftliche Grundsatz DGUV G 308-001 "Qualifizierung und Beauftragung der Fahrerinnen und Fahrer von Flurförderzeugen" gibt im Kapitel 5 die Mindestanforderungen an die Ausbilder vor:
